Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, chỉ một cái click chuột bạn đã có thể quảng bá sản phẩm của mình toàn cầu, với nhiều quốc gia đa dạng về văn hóa và ngôn ngữ. Do đó nhãn hiệu đóng vai trò quan trọng đảm bảo sự thành công trong chiến lược kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao độ mạnh của nhãn hiệu, và lâu dài nhãn hiệu mạnh có thể trở thành thương hiệu.
Cần lưu ý, thương hiệu không có trong thuật ngữ pháp lý của Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Tuy nhiên ở Việt Nam, một số tình huống khó xử vẫn xảy ra như, nhãn hiệu của công ty khi đăng ký bảo hộ ở nước ngoài bị chính nhãn hiệu của ông chủ là nhãn hiệu đối chứng (nhãn hiệu đã được bảo hộ trước) ngăn chặn việc đăng ký, do nhãn hiệu đầu tiên ông chủ đứng tên cá nhân để đăng ký, còn nhãn hiệu sau do công ty đứng tên.
Hay doanh nghiệp chỉ chú trọng đến đăng ký bảo hộ nhãn hiệu ở nhiều nước để bành trướng thương hiệu, nhưng cuối cùng do không chứng minh được việc sử dụng hoặc dự định sử dụng như yêu cầu của luật nhãn hiệu Mỹ nên bị hủy bỏ. Những rủi ro pháp lý này sẽ khó xảy ra nếu công ty có một Hồ sơ nhãn hiệu (Trade Mark Portfolio) được xây dựng bài bản ngay từ đầu. Điều mà các nước phát triển đã có từ lâu. Nhưng ở Việt Nam, khái niệm này dường như vẫn còn khá mới mẻ.
Bài viết này mục đích cung cấp đến người đọc khái niệm về Hồ sơ nhãn hiệu, tại sao các doanh nghiệp nên có, cách tiếp cận cơ bản và những lưu ý trong việc xây dựng hồ sơ này.
Hồ sơ nhãn hiệu của công ty mang lại lợi ích gì?
Hồ sơ nhãn hiệu chứa đựng thông tin tất cả các nhãn hiệu đã được bảo hộ, hồ sơ nhãn hiệu đang đăng ký, cùng các giấy tờ và thông tin liên quan đến nhãn hiệu của công ty như: giấy tờ chứng minh nhãn hiệu được sử dụng trên thực tế, lưu ý về pháp luật nhãn hiệu của một số quốc gia.
Trong hồ sơ nhãn hiệu này thường có: (1) house brands: nhãn hiệu mẹ của công ty. Ví dụ: Trung Nguyên là nhãn hiệu mẹ của công ty Trung Nguyên. (2) Individal brands: các nhãn hiệu con, có thể dùng cùng hoặc không cùng với nhãn hiệu mẹ, tức các nhãn hiệu của các dòng sản phẩm/dịch vụ chi tiết.
Ví dụ Trung Nguyên có các nhãn hiệu con như: G7, Trung Nguyên Family, Trung Nguyên Legend… (3) Các dấu hiệu được sử dụng có chức năng tương tự nhãn hiệu nhưng không có nhu cầu đăng ký như: slogan, hình ảnh, bao bì sản phẩm…(4) Tên miền, (5) Các quyền sử dụng nhãn hiệu thông qua hoạt động license, chuyển nhượng, hợp đồng nhượng quyền thương mại có liên quan đến nhãn hiệu và các giao dịch tương tự.
Xác định được nhãn hiệu nào là trọng tâm, nước nào là ưu tiên để tiến hành đăng ký, gia hạn, cũng như loại bỏ; lựa chọn cách thức đăng ký phù hợp với mỗi quốc gia. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho những vấn đề pháp lý phát sinh sau này.
Trên thực tế có một số doanh nghiệp vẫn cứ tiếp tục gia hạn những nhãn hiệu không còn sử dụng, trong khi nhãn hiệu đang được bảo hộ bản chất đã chứa đựng các dấu hiệu cơ bản (mạnh) của nhãn hiệu cũ.
Tiếp theo là bảo vệ các nhãn hiệu đã được bảo hộ của doanh nghiệp trước các hành vi xâm phạm của chủ thể khác. Bằng việc nhanh chóng tiến hành các thủ tục pháp lý như gửi thông báo đến bên xâm phạm ngay khi phát hiện hành vi xâm phạm xảy ra.
Các bước xây dựng Hồ sơ nhãn hiệu
Tùy theo cơ cấu và cách tiếp cận, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng một Hồ sơ nhãn hiệu khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường phải trả lời những câu hỏi cơ bản sau trước khi tiến hành xây dựng một Hồ sơ nhãn hiệu như nhãn hiệu nào (What), đăng ký ở đâu (Where) và khi nào (When).
Đầu tiên là xác định nhãn hiệu, dấu hiệu, hay thông tin nào sẽ có trong Hồ sơ nhãn hiệu. Hầu hết các doanh nghiệp đều có ít nhất là tên công ty hoặc một nhãn hiệu mà công ty thấy cần đăng ký bảo hộ. Đây chính là dấu hiệu đang hoặc tiềm năng mang lại lợi nhuận cho công ty. nhãn hiệu nào nên bị loại bỏ. Sản phẩm/dịch vụ nào là quan trọng đối với công ty.
Thứ hai sẽ quyết định quốc gia, hay khu vực nào nhãn hiệu cần được bảo hộ. Những lưu ý về đặc điểm pháp luật nhãn hiệu của từng quốc gia cũng cần làm rõ góp phần quyết định nhãn hiệu nào sẽ được lựa chọn. Ví dụ ở Mỹ vào giữa năm thứ 5 và năm thứ 6 sau khi nhãn hiệu được bảo hộ, chủ nhãn hiệu cần phải nộp bằng chứng sử dụng để nhãn hiệu được tiếp tục duy trì; hay ở Philippines chủ nhãn hiệu phải nộp bằng chứng sử dụng lần đầu trong 3 năm từ lúc nộp đơn và lần hai là 5 năm từ lúc được bảo hộ.
Thứ ba, đặc điểm pháp lý của mỗi quốc gia cũng cần cân nhắc để lựa chọn thời điểm tiến hành đăng ký phù hợp. Ví dụ: Trung Quốc là nước theo hệ thống bảo hộ nhãn hiệu “first to file”, tức không quan trọng việc sử dụng nhãn hiệu trên thực tế, mà quan trọng ai là người nộp đơn đăng ký trước. Do đó trước khi tiến hành bất cứ hoạt động kinh doanh nào ở Trung Quốc chúng ta bắt buộc phải tiến hành tra cứu và đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.
Ngược lại như Úc và Mỹ theo hệ thống “first to use”, tức quan trọng ai là người sử dụng nhãn hiệu trong hoạt động thương mại trước, họ vẫn sẽ được ghi nhận là chủ nhãn hiệu.
Cần lưu ý gì khi xây dựng Hồ sơ nhãn hiệu?
Tất cả các bước trên đều phải được tiến hành bởi người phụ trách quản lý Hồ sơ nhãn hiệu. Ở Việt Nam nhân viên phòng Pháp lý thường đảm trách công việc này, kết hợp với Bộ phận Marketing, Kinh doanh quốc tế, Tài chính; và cần thiết có thể thuê Luật sư chuyên về nhãn hiệu từ các công ty luật. Sự phối hợp này nhằm đảm bảo lựa chọn đúng và đủ nhãn hiệu nào, ở đâu và thời điểm nào cần bảo hộ.
Trong thực tế, có những công ty việc nhãn hiệu nào cần đăng ký chỉ được quyết định bởi phòng Marterking và Tài chính. Phòng pháp lý chỉ làm theo yêu cầu, hoặc không có sự tham gia của phòng Kinh doanh quốc tế. Dẫn đến trường hợp nhãn hiệu không được sử dụng trên thực tế do Phòng kinh doanh quốc tế chưa tiến hành kinh doanh, và kết quả nhãn hiệu bị hủy bỏ.
Có trường hợp công ty không hiểu rõ quy định pháp luật nhãn hiệu của Trung Quốc, hàng hóa chuẩn bị đã xong, nhưng khi tra cứu nhãn hiệu để chuẩn bị đăng ký thì nhãn hiệu đã thuộc về người khác. Điều này gây tổn hại đến nguồn lực của công ty.
Thêm nữa, kinh doanh luôn gắn liền với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, do đó việc thường xuyên rà soát Hồ sơ nhãn hiệu là điều cần thiết. Thông thường việc này được tiến hành khoảng ba năm một lần, tùy theo đặc điểm, và quy mô của từng công ty.
Tác giả: Ngân Trần
Hình ảnh: Canva
Về tác giả
